Julie Van der Mast, Finezz Accountants: “Digitaliseren is een stevige investering, maar bespaart ons een hoop tijd én verlaagt de kans op fouten.”

In het Oost-Vlaamse Aalter stuwt Julie Van der Mast haar accountancy kantoor Finezz met veel enthousiasme vooruit. Haar focus is duidelijk: ‘Het doel van Finezz? Jou ontzorgen, zodat je volledig kunt focussen op je biznezz’, lezen we op haar website. Julie en haar collega’s leunen daarbij op een aantal tools. Hoe? Dat mag ze zelf vertellen!

Eerst nog even dit: Finezz Accountants is de nieuwe naam van een boekhoudkantoor dat al een kwarteeuw bestaat. Julie ging er in 2016 aan de slag. Niet veel later stapte ze mee in het kantoor. Op 1 januari 2020 gingen de voormalige zaakvoerders op pensioen en stond ze alleen aan het roer. Intussen werd Leen Nayaert medevennoot. Finezz Accountants voelt zich met hun team van 10 mensen gewapend voor de toekomst. Daar heeft Julie ook op ingezet, niet in het minst door vol te gaan voor digitalisering en een rebranding van het kantoor. In 2021 namen ze de nieuwe naam aan.

Vijftig procent van de klanten zijn medische en paramedische profielen

"Ons cliënteel bestaat voor vijftig procent uit medische en paramedische beroepen", aldus Julie.

"De andere vijftig procent bestaat uit btw-plichtige dienstverleners, zoals advocaten, dierenartsen, architecten, … en bedrijven en groothandels in de bouwsector. Wij willen als accountancykantoor een focus leggen. Je kan nu eenmaal niet voor elke sector alle ins en outs kennen. En aan het einde van de dag wil je je klanten wel de best mogelijke service geven. Soms betekent dat dus ook dat je bepaalde klantenprofielen moet laten gaan. We zijn overigens ook selectiever geworden in het aannemen van nieuwe klanten. Dat is niet altijd makkelijk, want ik hoef je niet te vertellen dat de vraag groter is dan het aanbod. Er zijn gewoon te weinig accountants. Het blijft een knelpuntberoep."

‘Aan het einde van de dag wil je je klanten de best mogelijke service geven. Soms betekent dat ook dat je bepaalde klantenprofielen moet laten gaan.’

De digitale overgang zou er komen

Voor die digitalisering deden Julie en haar collega’s – zoals dat in de meeste kantoren ging – het gros van hun werk in Excel. "Zeker voor de jaarafsluiting en de vennootschapsbelasting", vertelt Julie. "Toen we Silverfin integreerden, volgden we trouwens een atypische weg. Silverfin wordt meestal eerst gebruikt als rapporteringstool en pas in de tweede plaats voor de jaarrekening en vennootschapsbelasting. Wij maakten de omgekeerde beweging: eerst jaarrekeningen, vervolgens vennootschapsbelasting en verslaggeving  en nadien de jaarbundel."

"Wij gebruiken Silverfin heel erg op afsluitniveau. We maken er de jaarrekeningen en wettelijke verslagen in op, en daarnaast ook de aangifte vennootschapsbelasting. Die bezorgen we aan de klant en aan de fiscus."

‘Toen we Silverfin integreerden, volgden we een atypische weg.’

Interne controle wordt oneindig veel eenvoudiger

Digitaliseren, het is allemaal goed en wel, maar er komt natuurlijk ook wat bij kijken. "Daar ontsnap je niet aan, denk ik", lacht Julie. "Dat eerste jaar moet je veel tijd en energie stoppen in enerzijds de implementatie en anderzijds opleiding als team. Maar eens die er is, kan je daar de volgende jaren zo makkelijk op verder bouwen. Het is de vele denkoefeningen meer dan waard en de tijdsinvesteringen worden snel terugverdiend door de vele processen die je kan (beginnen) automatiseren."

Of ze die ‘rit’ ook zou aanraden aan collega’s die nog op de digitale boot moeten springen? "Jazeker!", knikt Julie resoluut. "Nogmaals: je moet wat investeren, maar als je die inspanning levert, voel je heel snel het rendement. Een tool als Silverfin maakt interne controle veel eenvoudiger. In de eerste plaats voor de dossierbeheerders zelf, maar ook voor mij, wanneer ik de controle doe en door de dossiers ga. De kans op fouten is kleiner. Silverfin blijft ook evolueren. We zien veel toegevoegde waarde, op het vlak van koppelingen en gebruiksgemak."

'Een tool als Silverfin maakt interne controle oneindig veel eenvoudiger. Voor de dossierbeheerders én voor mij als ik de controle doe.’

"Overigens is Silverfin niet de enige tool die we geïntegreerd hebben. In onze branche is het een en/en-verhaal. Dus ja, we leunen net als andere kantoren ook nog op andere applicaties, zoals een Bizzcontrol, Yuki, Octopus, Accounton, AdminPulse en Penneo, om er enkele te noemen. Maar je kan niet om de toegevoegde waarde en het gebruiksgemak van Silverfin heen. Kort samengevat? Digitalisering loont, zeker in onze overbevraagde sector."

Zelf ook aan de slag met Silverfin? Vraag hier je demo aan.

Foto Julie: Liesje Brockley Photography