Kantoor Dewulf: “Klanten die niet mee willen in onze strakke flow, daar nemen we afscheid van.”

Kantoor Dewulf in Brugge drijft op het enthousiasme en de goesting van een klein maar strak georganiseerd team, aangestuurd door bezieler-oprichter Bart Dewulf. Helemaal bijzonder is dat het accountancykantoor nooit aangewezen is op overuren of weekendwerk om deadlines te halen. Il faut le faire, in deze voor accountants uitdagende tijd. Het geheime wapen? Organisatie, planning en glasheldere flows!

Bart is het soort aanvoerder die zijn spelers graag laat schitteren. Daarom voegt niet hij hier het hoge woord, maar zet hij dossierbeheerders Babette Desmaele en Charlene Mesdag in de spotlight. Zij zijn respectievelijk vier en vijf jaar in dienst. Babette neemt naast klantendossiers ook het beheer van social media en de website voor haar rekening terwijl Charlene naast de dossiers ook de planning opvolgt van alle medewerkers.

Strakke flow zonder overuren

Een accountancykantoor dat claimt overuren noch weekendwerk te moeten inroepen om de talrijke boekhoudkundige deadlines te halen, het moet bijna een unicum zijn in de sector. Hoe flikken ze dat toch?

‘Eigenlijk zetten we in op drie pijlers’, vertelt Charlene. ‘Al onze klanten leveren digitaal aan en dat doen ze wekelijks of maandelijks, dus niet aan het einde van elk kwartaal. Dat laat ons toe het werk goed te spreiden. Ten tweede evalueren we wekelijks onze interne planning en evalueren we maandelijks wat goed loopt en wat minder goed. Waar nodig sturen we bij. En last but not least: na elke deadline blikken we terug op het voorbije proces om eventuele pijnpunten in kaart te brengen. Ook daaruit halen we voortschrijdende inzichten.’

‘Klopt helemaal’, knikt Babette. ‘Ik voeg er graag aan toe dat we heel veel belang hechten aan het tijdig doorsturen van documenten. We hameren er echt op dat idealiter wekelijks te doen of in het slechtste geval maandelijks. Klanten die niet in die strakke flow willen stappen, durven we te laten gaan. En klanten die nieuw binnenkomen, sturen we natuurlijk meteen in de juiste richting.’

Dino of Hulk dossiers

Een goed geoliede boekhoudmachine kan natuurlijk niet zonder tools en software. Zaakvoerder Bart Dewulf staat intern bekend om zijn voorliefde voor technologie en zet vol in op de mogelijkheden van AI. Voor de interne planning, de instroom en verwerking van documenten wordt sterk gesteund op AdminPulse. Via die software worden ook tijdregistraties bijgehouden. ‘We factureren niet per uur, maar hanteren een vast maandtarief,’ zegt Charlene. ‘Die uurregistratie is er dus niet om een meerfactuur te sturen, maar om op permanente basis te evalueren of er geen te grote discrepantie zit tussen wat we aanrekenen en het werk dat we verzetten. Die twee moeten in verhouding zijn.’

‘Als we ontdekken dat die balans niet helemaal juist zit, dan kijken we naar welke processen nog beter kunnen of best verder geautomatiseerd worden’, vult Babette aan.

Het enthousiasme over AdminPulse is overigens groot, nadat het kantoor overstapte van een ander programma. ‘Het is voor ons echt dé basis van onze werkzaamheden, de ruggengraat. Het eerste wat we doen als de werkdag start, is AdminPulse openklikken. Het is de plek waar alle informatie van onze klanten verzameld wordt, de plek ook waar we de uren registreren en de facturatie wordt aangestuurd. Wat zo fantastisch is aan AdminPulse, zijn de flows die we er zelf kunnen in stoppen. We gebruiken verschillende labels bedacht voor de verschillende types klanten die we hebben, van kleinere zaken tot grote ondernemingen. De hele grote bijvoorbeeld, hebben het label ‘dino’ of ‘hulk’. (lacht)

AdminPulse is voor ons echt dé basis van onze werkzaamheden, de ruggengraat. Het is het eerste wat we openklikken bij de start van onze werkdag.’

Kwantiteit versus complexiteit

Charlene: ‘We gebruiken inderdaad niet de standaarden die al staan ingesteld in de software, maar bouwen onze eigen flows. Dat je per klant handige takenlijsten kan distilleren, ervaren we ook als een grote meerwaarde, net als het feit dat je bepaalde opmerkingen kan vastklikken in de klantenfiche. Je kan bovendien zoekopdrachten bewaren. Als je ze één keer hebt ingesteld, rollen de gegevens die je nodig hebt er de volgende keer met één klik uit.’

Of de dossierbeheerders een quotum hebben, willen we weten. ‘We werken niet met het aantal dossiers, omdat kwantiteit niets zegt over de inhoud en complexiteit van een dossier. Het ene dossier kan 1.000 facturen tellen, het andere 3.000. Vandaar het belang van de labels die we toekennen. Daar komt bij dat groot is niet per se complex is en middelgroot niet per definitie eenvoudig. Er zijn meerdere factoren die spelen. We hanteren op dit moment als maatstaf het aantal facturen dat elke dossierbeheerder moet verwerken. Als er zich een nieuwe klant aandient, zal die bijvoorbeeld gaan naar een collega die gemiddeld wat minder facturen te verwerken heeft. Maar dat kan net zo goed weer veranderen als hij of zij straks meer facturen op zijn bord heeft.’

Schoendoos

De vier dossierbeheerders – Charlene, Babette, Lore en zaakvoerder Bart – werken in twee teams. Elk team heeft een eigen inputcollega en bestaat dus uit drie koppen. ‘Dat werkt goed’, aldus Babette. ‘Collega Kristien houdt van dat inputten en heeft geen ambitie om door te groeien tot dossierbeheerder. Zij neemt er wel nog de administratie en het onthaal bij, wat ook onmisbaar is op ons kantoor. Onze andere inputter, Thibeau, wil op termijn wel doorgroeien en zelf dossiers gaan beheren. Daar werken we dan stap voor stap naartoe.’

Naast AdminPulse en Plandisc gebruikt Kantoor Dewulf natuurlijk nog een hele rist andere programma’s en tools. ‘Het zijn usual suspects’, zegt Babette. ‘Denk onder meer aan Octopus in combinatie met Silverfin, Zenvoices, Trengo, Intellifin, Instaclause, Twinntax, Calendly en Bothive.’

‘Intussen volgen Bart en ikzelf ook een opleiding Power BI’, vult Charlene aan. ‘Een handige tool voor datavisualisatie.’

Dat Babette, Charlene en co zin voor humor hebben, bleek al uit de namen die ze aan hun labels geven: ‘dino’, ‘hulk’ en andere knipogen. We sluiten graag af met nog een tongue in cheek van Bart. ‘Je moet weten dat de inbox waarin onze klanten hun documenten aanleveren een specifieke naam heeft: de naam van de klant gevolgd door het apenstaartje en dan schoendoos.be. Bart liet dat domein speciaal registreren. Waarom? Omdat klanten vroeger hun fysieke boekhouding vaak kwamen afleveren in een schoendoos.’ Of hoe accountancy helemaal niet zo saai is als velen denken…

Zelf ook aan de slag met AdminPulse? Vraag hier je demo aan.